ISO 56005: Auditoría de Propiedad Intelectual: inventario, valoración y gestión de riesgos

Juan Carlos Suárez D. 

Director de Gestión de PI y Transferencia de Tecnología, Universidad El Bosque | Docente y consultor internacional en Gestión de PI & Transferencia Tecnológica. 

María Camila Duque 

Coordinadora de Gestión de PI, K-Intangibles IP Strategy & Tech Transfer | Docente y consultora en Gestión de PI. 

1. Visibilidad para la toma de decisiones.

Hay un problema que se repite en la gran mayoría de las pymes cuando iniciamos un proceso de acompañamiento en gestión de PI: la empresa no sabe con exactitud qué tiene; conoce sus productos, sus clientes y su tecnología, pero no tiene claridad sobre cuáles de sus activos intangibles están protegidos, dónde, a nombre de quién y con qué vigencia.

Esta falta de visibilidad tiene consecuencias directas: innovaciones no protegidas que terminan en manos de competidores, contratos incompletos que generan conflictos de titularidad y riesgos de infracción no identificados que surgen justo cuando la empresa entra en un nuevo mercado.

La auditoría de PI busca abordar precisamente este problema. No es un ejercicio administrativo ni exclusivamente legal: es una herramienta de gestión que permite obtener una visión clara, estructurada y accionable de los activos intangibles de la empresa y alinear esa realidad con los objetivos del negocio.

En el marco de la ISO 56005, la auditoría constituye un paso fundamental: sin conocer la posición actual de la empresa en materia de PI, cualquier estrategia de protección o de explotación se basa en fundamentos frágiles.

"No se puede gestionar estratégicamente lo que no se conoce. La auditoría convierte activos invisibles en información accionable."

2. ¿Qué es una auditoría de PI y cuándo realizarla?

Una auditoría de PI es un proceso sistemático que permite identificar los activos de PI existentes, evaluar su estado legal y estratégico, analizar los riesgos asociados e identificar oportunidades de protección o de explotación que no se están aprovechando.

Para las PYMES con operaciones o proyección en América Latina, se recomienda realizar una auditoría en los siguientes momentos:

• Antes de entrar a nuevos mercados: para identificar riesgos de infracción y verificar la disponibilidad de marcas o tecnologías en el país objetivo.
• Antes de buscar inversión: los inversores preguntan por la PI; tener un inventario claro y valorado mejora significativamente la posición negociadora.
• Previo a realizar alianzas de I+D y/o codesarrollos: para definir de antemano qué aporta cada parte y cómo se gestionarán los resultados.
• Durante procesos de crecimiento o reestructuración: para actualizar la estrategia de PI en función de la nueva realidad empresarial.

• De forma periódica (anual o bianual): como práctica de gestión sistemática, no solo como respuesta a situaciones de riesgo.

   

3. La auditoría en el contexto de la innovación y la estrategia.

La ISO 56005 establece que la PI debe gestionarse a lo largo de todo el proceso de innovación: desde la identificación de oportunidades hasta la comercialización de los resultados. En ese marco, la auditoría tiene un rol conector: verifica que los activos generados en el proceso de innovación sean correctamente identificados, protegidos y alineados con la estrategia empresarial.

Una auditoría adecuadamente realizada no solo muestra dónde está la empresa hoy, sino que también señala dónde debe estar y qué pasos son necesarios para llegar ahí.

4. Etapas prácticas de una auditoría de PI.

A continuación, se presenta un enfoque estructurado y aplicable para PYMES, independientemente de su sector o tamaño.

    4.1 Identificación de activos. El primer paso es construir un inventario completo de activos de PI; esto implica revisar:

• Patentes solicitadas o concedidas.
• Marcas registradas (nacionales e internacionales).
• Diseños industriales.
• Software y obras protegidas por derechos de autor.
• Know-how y secretos empresariales.
• Bases de datos y activos de datos.
• Contratos relevantes: licencias, NDAs, acuerdos de colaboración y de codesarrollo.

Buena práctica: involucrar a distintas áreas de la empresa —técnica, comercial y jurídica— en este proceso. La PI no vive solo en el área legal: vive en los equipos de I+D, en las operaciones, en el equipo comercial.

Ejemplo EU–LATAM: una PYME que ha desarrollado soluciones tecnológicas en colaboración con socios locales en América Latina puede descubrir que parte de su know-how crítico está en manos de esos socios, sin ningún tipo de protección formal ni acuerdo de titularidad.

    4.2 Organización e inventario estructurado. Una vez identificados los activos, deben organizarse de forma sistemática. La información mínima que debe registrarse para cada activo incluye:

Herramientas tan simples como una hoja de cálculo adecuadamente estructurada pueden bastar para empezar. Lo importante es que el inventario sea actualizable y accesible para quienes toman decisiones.

    4.3 Valoración y priorización. No todos los activos tienen el mismo impacto estratégico. Una parte importante de la auditoría consiste en priorizar: identificar qué PI es crítica para el negocio y cuál tiene menor relevancia a corto y mediano plazo.

Los criterios de valoración más relevantes para una pyme suelen ser:

• Contribución directa a los ingresos o a la protección de los márgenes.
• Diferenciación competitiva: ¿Este activo hace que la empresa sea más difícil de replicar?
• Potencial de mercado: ¿Tiene proyección en los mercados objetivo?
• Facilidad de explotación: ¿puede licenciarse, transferirse o utilizarse para generar nuevos negocios?

Ejemplo práctico: una patente técnicamente sólida pero sin aplicación comercial inmediata puede tener menor prioridad que una marca que la empresa necesita registrar con urgencia en un mercado latinoamericano antes de iniciar sus operaciones allí.

    4.4 Análisis de riesgos. La identificación de riesgos es, con frecuencia, el resultado más valioso de una auditoría. Los principales riesgos a evaluar son:

“Lanzar un producto en un nuevo país sin verificar previamente la existencia de patentes o marcas locales puede impedir la entrada al mercado y generar costos legales significativos”

.   4.5 Identificación de brechas y oportunidades.

Más allá de los riesgos, la auditoría también revela oportunidades que la empresa no estaba aprovechando, como las siguientes:

• Activos con potencial de protección que aún no se han registrado.
• PI existente que podría licenciarse a terceros para generar ingresos adicionales.
• Necesidad de fortalecer el portafolio en determinados mercados o tecnologías.

• Oportunidades de colaboración o codesarrollo que requieren una PI sólida como base.

   

5. Herramientas prácticas para la auditoría.

Una auditoría de PI no requiere estructuras complejas. Para una pyme, las herramientas más útiles y accesibles usualmente son:

• Formato de disclosure de invención: para capturar de manera sistemática las innovaciones generadas en la empresa antes de su divulgación.
• Matriz de valoración de activos: valor estratégico vs. costo de protección vs. nivel de riesgo.
• Checklist de contratos: NDAs, licencias, acuerdos de codesarrollo e incorporación de empleados.
• Búsquedas en bases de datos públicas (Espacenet, LATIPAT y bases nacionales) para verificar anterioridades.

• Mapa de activos intangibles: visualización integrada del portafolio de PI y de su relación con el modelo de negocio.

   

6. Checklist de auditoría de PI para pymes (contexto EU–LATAM).

7. Recomendaciones específicas para PYMES europeas -y de otras regiones- con interés en América Latina.

• Priorizar los activos con impacto directo en los mercados objetivo; no todos requieren protección global.
• Asegurar la claridad de la titularidad antes de colaborar, especialmente en proyectos internacionales con socios locales.
• Adaptar la protección según el país: lo que resulta suficiente en Europa puede ser insuficiente o inapropiado en ciertos mercados de la región.
• Fortalecer la gestión de la confidencialidad: el secreto empresarial solo funciona si existe una política activa y documentada.
• Integrar la auditoría como práctica periódica, no solo como respuesta a situaciones de crisis o de cambio.
• Apoyar la auditoría y la asesoría locales cuando sea necesario. Cada sistema nacional tiene particularidades que requieren conocimiento especializado.

8. Conclusión.

La auditoría de PI es el punto de partida de cualquier gestión estratégica efectiva de activos intangibles; sin ella, la empresa opera con un mapa incompleto: sabe hacia dónde quiere ir, pero no conoce bien los recursos con los que cuenta ni los obstáculos que puede encontrar en el camino.

Para las PYMES europeas -y de otras regiones- con proyección en América Latina, este proceso resulta especialmente relevante. La diversidad de mercados, los distintos niveles de protección legal y la dinámica propia de la región hacen que operar sin visibilidad sobre la PI suponga un riesgo innecesario.

Siguiendo el enfoque de la ISO 56005, la auditoría transforma la PI en un activo gestionable, medible y alineado con los objetivos del negocio. Y ese es, en última instancia, el primer paso para convertirla en una ventaja competitiva real.

La empresa que conoce bien su PI puede protegerla mejor, aprovecharla más y arriesgarse menos. La auditoría es el punto de partida.

Sobre los autores: 

Juan Carlos Suárez Delgadillo. Director de Gestión de PI y Transferencia de Tecnología en la Universidad El Bosque y Director de Estrategia en K-Intangibles. Abogado de la Universidad Externado de Colombia, con Maestría en Propiedad Intelectual de la Universidad de Ankara (Turquía) y la OMPI. Formación en Gestión de PI y Transferencia de Tecnología en Israel, Francia, Estados Unidos y Singapur. Consultor internacional en Gestión de PI y Transferencia Tecnológica para la OMPI. 

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María Camila Duque Díaz Coordinadora de Gestión de PI en K-Intangibles IP Strategy & Technology Transfer. Abogada de la Universidad de Caldas, con Maestría en Propiedad Intelectual e Innovación de la Universidad de San Andrés (Argentina) y la OMPI, y Especialista en PI y Nuevas Tecnologías de la Universidad Externado de Colombia. Formación en Comercialización de PI en Singapur. Consultora en Gestión de PI con experiencia especializada en el sector universitario latinoamericano. 

🔗 linkedin.com/in/maria-camila-duque-diaz

En otros episodios....

Artículo 1: “Gestión estratégica de la Propiedad Intelectual en las pymes: un enfoque basado en la ISO 56005”

Artículo 2: “Cómo definir una estrategia de propiedad intelectual alineada con el modelo de negocio”

Artículo 4: “Due Diligence de PI: prepararse para inversión, alianzas y operaciones internacionales”

Artículo 5: “De la Protección a la Explotación: Operar la PI con Enfoque Estratégico”